Annahme und Verkauf
- Kundenanfrage
- Verkaufsstellen
- Spezifikation
- Zuweisung an Manager
Anonymisiertes Beispielergebnis
Schmuckherstellung: Auftragsannahme, Entwurf und Freigabe, Kalkulation, Fertigungsstufen, Qualitätskontrolle, Übergabe und Reparatur
Erstellt von IT Carrot · Lösungsarchitektur und Entwicklung von Betriebssystemen
Stand des Beispiels: August 2026
Zusammenfassung für die Geschäftsführung
Ein Schmuckauftrag ist ein langer Zyklus mit hohen Fehlerkosten und starker emotionaler Beteiligung des Kunden. Das Stück entsteht über Wochen, ist teuer und wird häufig auf einen Termin gefertigt. Der Kunde merkt sich diesen Termin und fragt nach dem Stand.
Die Analyse zeigt: Büro, Verkaufsstellen, Auftragsmanager und Fertigung arbeiten in getrennten Strömen. Aufträge werden von Hand verteilt, der Stand wird über Nachrichten erfragt, und Entwürfe, CAD-Dateien, Kalkulationen, Rechnungen und Entscheidungshistorie sind nicht um ein Objekt herum gesammelt. Der Auftragskontext muss jedes Mal neu zusammengesucht werden, wenn jemand danach fragt.
Ein eigenes Problem ist der zugesagte Termin. Er wird genannt, bevor die Auslastung der Fertigungsstufen bekannt ist, deshalb ist die Frist ein Wunsch und keine Zusage — und vor ihrem Eintreten nicht überprüfbar.
| Ergebnis | Formulierung |
|---|---|
| Zentrale Einschränkung | Der Auftragskontext — Anforderungen, Bilder, Freigaben und Belege — verteilt sich über Kommunikationskanäle statt am Auftrag zu hängen. Eine Auskunft an den Kunden erfordert Handarbeit. |
| Empfohlener erster Schritt | Einen Auftragsdatensatz aufbauen: Kunde, Stück, Spezifikation, Entwurfs- und CAD-Versionen, Kalkulationen, Rechnungen und Historie in einem Objekt. Danach die Fertigungsroute mit Verantwortlichen und Terminen einführen. |
| Erwartete Wirkung | Weniger manuelle Standanfragen, ein überprüfbarer Zusagetermin, eine nachvollziehbare Verbindung von Entwurfsversion und Fertigungsauftrag. Die quantitative Wirkung wird nach der Einführung bewertet. |
Ausgangslage
Die Analyse beginnt mit der Aufnahme dessen, wie ein Auftrag heute seinen Weg nimmt. Für jeden Vorgang werden ausführende Rolle, Häufigkeit, Datenträger und die Frage festgehalten, ob dieselben Daten erneut übertragen werden. Alles Weitere in diesem Dokument stützt sich auf diese Tabelle.
| Vorgang | Ausführende Rolle | Häufigkeit | Wo die Daten liegen | Mehrfacherfassung |
|---|---|---|---|---|
| Annahme der Kundenanfrage | Verkäufer der Verkaufsstelle oder Manager | Je Anfrage | Messenger, E-Mail, Formular auf Papier | Ja — die Anforderungen werden bei der Übergabe ans Büro abgeschrieben |
| Zuweisung des Auftrags an einen Manager | Büroleitung | Je neuem Auftrag | Mündlich oder in einer gemeinsamen Tabelle | Ja — die Auslastung der Manager wird aus dem Gedächtnis geschätzt |
| Erstellen der Spezifikation | Auftragsmanager | Je Auftrag | Separates Dokument | Ja — die Parameter werden aus der Korrespondenz übertragen |
| Entwurf und CAD | Designer | Je neuem Stück | Dateiablage, Messenger | Ja — Versionen werden weitergeleitet und verlieren ihre Nummerierung |
| Freigabe durch den Kunden | Auftragsmanager | Mehrere Durchläufe | Korrespondenz | Ja — die Freigabe wird in Worten festgehalten, nicht als Vermerk |
| Kalkulation und Rechnung | Manager und Buchhaltung | Je Auftrag | Separate Buchhaltungssoftware | Ja — der Auftragsinhalt wird erneut erfasst |
| Übergabe in die Fertigung | Auftragsmanager | Je bestätigtem Auftrag | Laufzettel auf Papier oder Nachricht | Ja — die Spezifikation wird auf den Laufzettel abgeschrieben |
| Bewegung über die Stufen | Goldschmiede | Mehrfach je Auftrag | Werkstattbuch | Ja — der Status für den Kunden wird gesondert zusammengestellt |
| Abbuchung von Material und Steinen | Lagerist | Je Stufe | Buch auf Papier | Ja — die Buchung erfolgt nach dem Vorgang |
| Auskunft an den Kunden | Auftragsmanager | Je Anfrage | Gang in die Werkstatt, Anruf beim Goldschmied | Ja — der Kontext wird neu zusammengesucht |
Diagnose-Übersicht
Verluste entstehen zwischen Büro, Verkaufsstellen und Werkstatt — und zwischen dem zugesagten Termin und der tatsächlichen Auslastung der Fertigung.
Experteneinschätzung auf einer Skala von 0–100. Je höher, desto stabiler der Ablauf.
Verteilung der erhobenen Beobachtungen nach Typ.
Die Zahlen dieser Demonstrationsübersicht sind illustrativ. In der kostenpflichtigen Prozessanalyse werden die Einschätzungen aus Interviews, einer Stichprobe von Aufträgen, der Beobachtung der Werkstatt und einer abgestimmten Skala von 0–100 ermittelt.
Prozesskarte
Die Kette beschreibt die typische Route eines Auftrags für ein neues Stück. Eine Reparatur durchläuft eine verkürzte Fassung derselben Route. Es handelt sich um ein Prozessmodell, nicht um die Abbildung des Systems eines konkreten Kunden.
Der Kunde beschreibt das Stück in der Verkaufsstelle oder im Büro.
Anforderungen, Metall, Steine, Größe und Termin.
Der Designer erstellt Versionen zur Freigabe.
Preis und Anzahlung werden vom Kunden bestätigt.
Der Auftrag läuft über Stufen mit Verantwortlichen.
Das Stück wird vor der Übergabe geprüft.
Der Kunde erhält Stück und Belege.
Die Anfrage wird mit dem ursprünglichen Stück verknüpft.
| Übergabe | Was verloren gehen kann | Folge | Priorität |
|---|---|---|---|
| Kunde → Verkaufsstelle | Anforderungen, Größe, Termin, Wünsche zum Stein | Die Spezifikation wird nachgefragt, der Termin verschiebt sich | Hoch |
| Verkaufsstelle → Büro | Bilder, Absprachen, zugesagter Termin | Der Manager beginnt den Auftrag mit unvollständigem Kontext | Kritisch |
| Designer → Kunde | Welche Entwurfsversion freigegeben ist | In die Fertigung geht die falsche Version | Kritisch |
| Freigabe → Fertigung | Verbindung der freigegebenen Version mit dem Fertigungsauftrag | Das Stück entsteht nach einer veralteten Spezifikation | Kritisch |
| Fertigung → Lager | Tatsächlicher Verbrauch von Metall und Steinen | Buchung im Nachhinein, die Kosten bleiben unbekannt | Hoch |
| Stufe → zugesagter Termin | Tatsächliche Auslastung der Goldschmiede und Warteschlange | Der Termin wird ohne Blick auf die Kapazität zugesagt | Kritisch |
| Übergabe → Reparatur | Historie des Stücks, verwendete Materialien | Die Reparatur erfolgt ohne Daten zum Original | Mittel |
| Bereich | Wahrscheinlichkeit | Auswirkung | Erkennung | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| Entwurfsversion nicht mit dem Fertigungsauftrag verbunden | Mittel | Kritisch | Bei der Qualitätskontrolle | Kritisch |
| Termin ohne Blick auf die Stufenauslastung zugesagt | Hoch | Hoch | Wenige Tage vor dem Termin | Kritisch |
| Material im Nachhinein gebucht | Mittel | Hoch | Bei der Inventur | Hoch |
| Der Kunde fragt den Stand manuell nach | Hoch | Mittel | Laufend | Hoch |
| Auftrag ohne Blick auf die Managerauslastung zugewiesen | Mittel | Mittel | Bei verzögerter Antwort | Mittel |
Grundursachen
Terminverschiebungen, Nacharbeit und ständige Standanfragen haben gemeinsame strukturelle Ursachen.
Verantwortungsbereiche
Ein Auftrag läuft durch Büro, Verkaufsstelle und Werkstatt, und an jeder Nahtstelle setzt jemand seinen Kontext neu zusammen. Nachfolgend, wo Arbeit doppelt geleistet wird und wo eine Rolle nicht entscheidet, sondern Daten zwischen Kanälen überträgt.
| Rolle | Tätigkeit heute | Davon reines Übertragen | Beobachtung der Analyse |
|---|---|---|---|
| Verkäufer der Verkaufsstelle | Anfrage aufnehmen, beraten, ans Büro weitergeben | Die Anforderungen werden dem Büro mit eigenen Worten wiedergegeben | Die Anfrage wird vor Ort strukturiert erfasst; bei der Rolle bleibt die Arbeit am Kunden |
| Büroleitung | Aufträge verteilen, Termine überwachen | Manuelle Verteilung nach erinnerter Auslastung | Die Verteilung wird zur Regel nach Auslastung; bei der Rolle bleibt die Klärung der Ausnahmen |
| Auftragsmanager | Spezifikation, Freigabe, Rechnungen, Auskunft an den Kunden | Ein erheblicher Teil der Zeit ist Kontextsuche und der Gang in die Werkstatt | Der Status kommt aus der Route; bei der Rolle bleiben Freigabe und Kundenarbeit |
| Designer | Entwurf, CAD, Korrekturen nach Anmerkungen | Versionen weiterleiten und nachhalten, welche freigegeben ist | Die Versionen liegen am Auftrag; bei der Rolle bleibt der Entwurf |
| Goldschmied | Stufe ausführen, Vermerk im Werkstattbuch | Das Werkstattbuch dupliziert den Auftragszustand | Die Stufe wird einmal vermerkt; bei der Rolle bleiben Fertigung und Qualität |
| Lagerist | Metall und Steine ausgeben, Buch führen | Die Buchung erfolgt erneut und später als der Vorgang | Der Verbrauch wird im Moment der Ausgabe je Stufe erfasst |
Operatives Zielmodell
Der Auftrag durchläuft ausdrückliche Zustände. Für jeden sind verantwortliche Rolle, Pflichtdaten und Übergangsbedingung definiert. Dem Kunden wird eine sichere Projektion dieser Zustände gezeigt, ohne interne Informationen.
| Zustand | Verantwortlich | Pflichtangaben | Übergangsbedingung |
|---|---|---|---|
| Angenommen | Verkäufer der Verkaufsstelle oder Manager | Kunde, Art des Stücks, Metall, Steine, Größe, Wunschtermin | Spezifikation in den Pflichtfeldern vollständig |
| Entwurf | Designer | Entwurfs- oder CAD-Version mit Nummer | Version dem Kunden zur Freigabe gesendet |
| Freigegeben | Kunde und Manager | Freigabevermerk zu einer konkreten Version | Die freigegebene Version ist dem Auftrag zugeordnet |
| Kalkuliert und bezahlt | Auftragsmanager | Preis, Anzahlung, Rechnung | Zahlung bestätigt, Termin nach Auslastung neu berechnet |
| In Fertigung | Goldschmied der Stufe | Stufe, Verantwortlicher, tatsächlicher Materialverbrauch | Stufe mit Zeitstempel abgeschlossen |
| Qualitätskontrolle | Prüfer | Übereinstimmung mit Spezifikation und freigegebener Version | Prüfung bestanden oder Auftrag an die Stufe zurückgegeben |
| Fertig und übergeben | Auftragsmanager | Belege, tatsächliche Eigenschaften des Stücks | Die Historie des Stücks ist abgeschlossen und für Reparaturen verfügbar |
Eine Regel ohne Frist und Adressat wirkt nicht. Nachfolgend das Minimum, das einen liegen gebliebenen Auftrag sichtbar macht, bevor der Kunde danach fragt.
| Regel | Frist | Eskalation an |
|---|---|---|
| Ein Auftrag geht ohne freigegebene Entwurfsversion nicht in die Fertigung | Im Moment des Starts | Sperrende Regel, keine Eskalation erforderlich |
| Neuer Auftrag keinem Manager zugewiesen | 1 Arbeitstag | Büroleitung |
| Version an den Kunden gesendet, keine Antwort | 3 Arbeitstage | Auftragsmanager, danach Büroleitung |
| Stufe nach Abschluss der vorherigen nicht begonnen | 2 Arbeitstage | Fertigungsleitung |
| Stufe dauert länger als die Vorgabezeit | Vorgabezeit der Stufe | Fertigungsleitung, danach Geschäftsleitung |
| Auftrag von der Qualitätskontrolle an die vorherige Stufe zurückgegeben | Im Moment der Rückgabe | Goldschmied der Stufe und Fertigungsleitung |
| Bis zum zugesagten Termin bleibt weniger als die halbe Stufendauer | Automatisch, nach Berechnung | Auftragsmanager |
Prioritäten und Reihenfolge
Die Reihenfolge ist so gewählt, dass jede Stufe für sich Nutzen bringt und den Abschluss der nächsten nicht voraussetzt.
| Nr. | Empfehlung | Warum jetzt | Abnahmekriterium |
|---|---|---|---|
| 1 | Auftragsdatensatz | Führt Kunde, Stück, Material, Bilder und Belege in einem Objekt zusammen | Eine Auskunft zum Auftrag erfordert weder Werkstattgang noch Suche über Kanäle |
| 2 | Versionierte Freigabe von Entwurf und CAD | Beendet den Streit darüber, nach welcher Version gefertigt wurde | Dem Auftrag ist eine konkrete freigegebene Version mit Zeitstempel zugeordnet |
| 3 | Fertigungsroute über Stufen | Macht das Alter einer offenen Stufe sichtbar | Der Auftrag ist von der Annahme bis zur Übergabe über abgeschlossene Stufen nachvollziehbar |
| 4 | Auslastung im zugesagten Termin | Überführt die Frist vom Wunsch in eine Zusage | Der Termin wird aus der Warteschlange berechnet statt von Hand gesetzt |
| 5 | Status für den Kunden | Nimmt dem Manager die täglichen Standanfragen ab | Der Kunde sieht Freigaben, Zahlungen und einen sicheren Status ohne den Manager |
| Später | Automatische Zuweisung und Auswertung von Wiederholanfragen | Sinnvoll, sobald die Route stabil ist | Die Auftragshistorie ist über einen abgestimmten Zeitraum belastbar |
Die Zeiträume sind Richtwerte für dieses Demonstrationsbeispiel. Eine belastbare Schätzung entsteht nach Zugang zu einer Stichprobe von Aufträgen, Dateien, Stufenvorgaben und Integrationsgrenzen.
| Stufe | Zeitraum | Ergebnis | Kontrollpunkt |
|---|---|---|---|
| Routenaufnahme und Auftragsmodell | 2–4 Wochen | Zustände, Rollen, Pflichtfelder, Stufenvorgaben, Ausnahmen | Büro und Fertigung bestätigen das Modell |
| Auftragsdatensatz | 4–6 Wochen | Ein Datensatz mit Spezifikation, Dateien, Kalkulationen und Historie | Der Manager antwortet dem Kunden aus dem Datensatz heraus |
| Freigabe und Versionen | 2–3 Wochen | Entwurfs- und CAD-Versionen mit Freigabevermerk | Die Fertigung startet nur auf einer freigegebenen Version |
| Route und Auslastung | 3–5 Wochen | Stufen, Verantwortliche, Warteschlange, Terminberechnung | Der zugesagte Termin ergibt sich aus der Auslastung |
| Kundenstatus und Reparatur | 2–4 Wochen | Statusportal, Historie des Stücks, Verknüpfung der Reparatur mit dem Original | Manuelle Standanfragen sind nicht mehr Tagesgeschäft |
Wirkungsmessung
Dieses Beispiel behauptet keine numerische Wirkung. In einer realen Analyse wird zuerst der Ausgangswert festgehalten, danach werden die Kennzahlen nach einem abgestimmten Nutzungszeitraum verglichen.
| Kennzahl | Berechnung | Erhebung des Ausgangswerts | Richtung |
|---|---|---|---|
| Anteil der Aufträge mit vollständiger Spezifikation | Aufträge ohne Rückfrage nach der Annahme / alle Aufträge × 100 | Stichprobe von dreißig Aufträgen anhand der Korrespondenz | Steigend |
| Rückgaben an die vorherige Stufe | Rückgaben je Periode / Aufträge je Periode | Werkstattbuch eines Quartals | Sinkend |
| Abweichung vom zugesagten Termin | Tatsächliche Übergabe − zugesagter Termin, in Tagen | Stichprobe der Aufträge eines Quartals | Sinkend |
| Alter einer offenen Stufe | Mittlere Verweildauer eines Auftrags auf einer Stufe | Manuelle Messung an den laufenden Aufträgen | Sinkend |
| Manuelle Standanfragen | Kundenanfragen zum Stand je Auftrag | Auszählung der Korrespondenz über zwei Wochen | Sinkend |
| Abweichung von kalkuliertem und tatsächlichem Materialverbrauch | (Ist − Kalkulation) / Kalkulation × 100 je Auftrag | Inventur gegen das Ausgabebuch | Sinkend |
Die Analyse endet nicht bei der Übergabe des Stücks. Auftragsdaten müssen ohne erneute Erfassung bis in die Management- und Jahresauswertung gelangen — sonst bleibt die Rentabilität je Produktart unbekannt.
| Ebene | Was ohne manuelle Zusammenstellung ankommen muss |
|---|---|
| Tag | Abgeschlossene Stufen, Rückgaben der Qualitätskontrolle, ausgegebenes Material |
| Woche | Warteschlange je Stufe, terminkritische Aufträge, Auslastung der Goldschmiede |
| Monat | Übergebene Aufträge, Materialverbrauch, Zahlungen und offene Posten |
| Quartal | Rentabilität je Produktart, Reparaturanteil, Ursachen der Rückgaben |
| Jahr | Managementauswertung von Fertigung und Verkaufsstellen auf einem Datenmodell |
Dieses Dokument zeigt Struktur und Detailtiefe des Ergebnisses der Leistung „Prozessanalyse“. Es beruht auf der Mechanik einer realisierten, anonymisierten Plattform für die Schmuckherstellung, ist keine rechtliche, steuerliche, gutachterliche oder branchenspezifische Beratung und enthält keine vertraulichen Kundendaten. Die Reifegrade sind illustrativ. Empfehlungen für eine konkrete Fertigung hängen von der Aufnahme, der Rechtsordnung, den Verträgen und den bestehenden Systemen ab.