Vorgehen
Manuelle Prozesse im Betrieb: acht Fragen, bevor Software gebaut wird
Software, die auf einen ungeklärten Ablauf aufgesetzt wird, macht den Ablauf nicht besser. Sie macht ihn nur schneller falsch.
Die meisten Betriebe haben kein Softwareproblem, sondern ein Übergabeproblem. Wir nehmen erst den Ablauf auf, vereinfachen und vereinheitlichen ihn — und bauen erst dann. Diese Seite beschreibt, was in der Prozessanalyse tatsächlich geprüft wird.
Erst den Prozess verstehen. Dann die passende Software bauen.
Der übliche Weg ist umgekehrt: Ein Betrieb beschreibt, was seine Mitarbeiter heute tun, und bekommt Software, die genau das abbildet. Mitsamt der doppelten Erfassung, den Umwegen und den Schritten, die es nur gibt, weil vor Jahren jemand sie eingeführt hat.
Wir arbeiten anders. Zuerst wird der reale Ablauf aufgenommen, dann werden Doppelarbeit und überflüssige Schritte entfernt, dann wird vereinheitlicht — und erst danach entsteht ein System.
Der Unterschied ist nicht akademisch. In einem Projekt mit drei Werken und dem zugehörigen Großhandel waren die Aufnahme und die Vereinheitlichung der drei unterschiedlich gewachsenen Abläufe der aufwendigste Teil der Arbeit. Erst danach konnten alle drei Standorte überhaupt auf einer Plattform arbeiten.
Deshalb ist das Ergebnis am Ende weder ein CRM noch ein ERP noch eine App, sondern ein operatives Modell des Betriebs: Daten entstehen einmal und laufen danach durch die Abläufe, die es wirklich gibt.
Acht Fragen, aus denen die Prozessanalyse besteht
Das sind keine Interviewfragen für ein Protokoll. Jede davon deckt einen Fehlertyp auf, der später Geld kostet.
- 01
Wer entscheidet — und auf welcher Grundlage?
Wer darf eine Anfrage annehmen, einen Preis freigeben, einen Auftrag starten. Und worauf stützt sich das: auf eine Regel, auf Erfahrung oder auf eine kurze Rückfrage im Nachbarbüro.
- 02
Woher kommt die Information?
Jeder Kanal einzeln: Website, Telefon, Messenger, Papier, Zuruf. Kanäle, die niemand nennt, sind die, an denen später Aufträge verschwinden.
- 03
Wo geht sie verloren?
Die Übergabestellen zwischen Personen und Programmen. Die teuren Fehler entstehen fast nie in einer Abteilung, sondern zwischen zweien.
- 04
Was wird doppelt erfasst?
Dieselbe Angabe in Tabelle, Branchensoftware und Buchhaltung. Doppelte Erfassung ist nicht nur Aufwand — sie erzeugt zwei Wahrheiten.
- 05
Welche Entscheidungen trifft ein Mensch, die eine Regel treffen könnte?
Wer bekommt den Auftrag, wann wird nachbestellt, welcher Monteur fährt hin. Hier liegt der Teil, der sich wirklich automatisieren lässt.
- 06
Was hängt an einer einzelnen Person?
Der Ablauf, der stockt, sobald jemand zwei Tage nicht da ist. Das ist kein Personalthema, sondern ein Konstruktionsfehler im Prozess.
- 07
Wo entstehen die Wartezeiten?
Zwischen Anfrage und Antwort, zwischen Abschluss und Rechnung, zwischen Fertigstellung und Nachweis. Wartezeit ist der sichtbarste Teil eines kaputten Ablaufs.
- 08
Welche Zahlen braucht die Leitung — und wann bekommt sie sie?
Was am Monatsende bekannt wird, war einen Monat lang nicht steuerbar. Diese Frage entscheidet, was das System überhaupt mitschreiben muss.
Häufige Fragen
- Was ist das Ergebnis der Analyse?
- Ein schriftliches Dokument: wo Information heute verloren geht, was sich zu automatisieren lohnt und in welcher Reihenfolge, was manuell bleiben soll und warum, und eine grobe Preisspanne für den Bau.
- Was, wenn eine fertige Software ausreicht?
- Dann steht das im Dokument und die Software wird benannt. Eine Analyse, die immer zu einer Entwicklung führt, ist keine Analyse, sondern ein Verkaufsgespräch.
- Müssen wir dafür Zugänge zu unseren Systemen geben?
- Nein. Wir arbeiten nicht in Ihren Produktivsystemen und fordern auch keine Zugänge dazu an. Wir sehen uns Unterlagen an, schauen bei der Arbeit am Bildschirm zu und sprechen mit den Leuten, die die Arbeit machen.
- Wie lange dauert das?
- Die Analyse auf Basis von Gespräch und Unterlagen endet innerhalb von drei Arbeitstagen nach dem ersten Gespräch mit einem schriftlichen Dokument. Lässt sich ein Ablauf auf diesem Weg nicht erfassen, sagen wir das — dann braucht es einen Tag vor Ort.
- Wird der Preis auf ein Projekt angerechnet?
- Ja, vollständig, wenn das Projekt innerhalb von 45 Tagen startet. Kommen wir zu dem Schluss, dass wir nicht helfen können, erstatten wir den Betrag.
Prozessanalyse — 350 €
Ein Gespräch, Ihre Unterlagen, ein schriftliches Dokument innerhalb von drei Arbeitstagen. Anrechnung auf das Projekt, Erstattung, wenn wir nicht helfen können.