Fensterbau / Handwerk mit Montage
Aufmaß, Preis und Vertrag in einem Termin
Telefonanlage im CRM · Disposition nach Gebiet · Tablet beim Kunden · Anbindung ans Werk
Ein Betrieb für Verkauf und Montage von Kunststofffenstern. Vorher: Aufmaß, Rückgabe der Maße ins Büro, Kalkulation durch den Vertrieb, Rückruf, zweiter Termin im Büro. Nachher: Der Aufmaßtechniker misst, das Tablet rechnet, der Kunde entscheidet — und Vertrag und Anzahlung entstehen am selben Termin.
Ausgangslage
Der Betrieb verkaufte und montierte Kunststofffenster und führte Bau- und Montagearbeiten aus. Die Anfragen kamen überwiegend telefonisch.
Der Ablauf war der im Markt übliche: Aufmaß beim Kunden, Rückgabe der Maße ins Büro, Kalkulation durch einen Vertriebsmitarbeiter, Rückruf, Abstimmung. War der Kunde einverstanden, musste er ein zweites Mal ins Büro kommen und unterschreiben. Zwischen Aufmaß und Vertrag lagen Tage und mindestens zwei weitere Kontakte, in denen die Entscheidung wieder kippen konnte.
Die Aufgabe war deshalb nicht, den bestehenden Ablauf schneller zu machen, sondern zwei seiner Schritte ersatzlos zu streichen: die Kalkulation im Büro und den zweiten Kundenbesuch.
Projektumfang
- CRM mit Personalverwaltung: Aufgaben, Vertriebsziele, Zielerreichung, Zeiterfassung, Lohn- und Bonusabrechnung, Auswertung der Mitarbeiterleistung
- Anbindung der Telefonanlage: Anrufannahme im CRM, Protokollierung im Kundendatensatz
- Disposition der Aufmaßtermine nach Gebiet, Kalender und Auslastung des Technikers
- Mobile Anwendung für den Aufmaßtechniker mit Preisberechnung, Vertrag und Anzahlung
- Anbindung an das Herstellerwerk in beide Richtungen: Auftragsübergabe und Rückmeldung der Fertigungsstufen
- Montageauftrag und Zuweisung des Montagetrupps entstehen automatisch
Systemarchitektur
Die Plattform folgt dem Weg des Kunden vom ersten Anruf bis zur Montage. Zwischen den Schritten liegt kein Büro mehr.
- Anruf und Kundendatensatz — Die Telefonanlage ist in das CRM eingebunden. Der Vertrieb nimmt den Anruf im System an, das Gespräch wird im Kundendatensatz protokolliert.
- Disposition Aufmaß — Nach Eingabe der Objektadresse schlägt das System passende Aufmaßtechniker vor: festes Gebiet, persönlicher Kalender, aktuelle Auslastung. Der Vertrieb stimmt nur noch den Termin ab.
- Mobile Anwendung — Der Techniker erhält den Auftrag als Benachrichtigung und bestätigt die Kenntnisnahme. Auf dem Tablet: Maße, Ausführung des Elements, Berechnung, Vertrag, Anzahlung.
- Kalkulation — Der Preisrechner arbeitet mit den Fertigungsparametern des Herstellerwerks. Der vor Ort genannte Preis gilt damit für genau die Ausführung, die später gefertigt wird.
- Werksanbindung — Der abgeschlossene Auftrag geht im Format des Werks direkt in die Fertigung; das Werk meldet die Stufen zurück: angenommen, in Fertigung, fertig, Lieferung geplant.
- Montage — Aus dem Liefertermin legt das System den Montageauftrag an und weist den Montagetrupp zu — mit Adresse, Zeit, Kundendaten, Anzahl der Elemente und den technischen Angaben.
Kernfunktionen
Der Vertrag entsteht dort, wo gemessen wird
Der Techniker misst, gibt die Ausführung des Elements ein und erhält die Berechnung sofort. Ist der Kunde einverstanden, werden Vertrag und Auftrag vor Ort unterschrieben und die Anzahlung angenommen; die Unterlagen kommen aus einem mobilen Drucker. Aus Aufmaß, Kalkulation, Rückruf und zweitem Bürotermin wird ein einziger Termin.
Die Kalkulation kennt die Fertigung
Der Preisrechner rechnet mit den Parametern des Herstellerwerks, nicht mit einer Preisliste. Deshalb kann der Techniker den Preis verbindlich nennen, statt ihn zu schätzen und später korrigieren zu lassen.
Der Anruf wird zum Datensatz
Die Telefonanlage ist in das CRM eingebunden: Der Anruf wird im System angenommen und im Kundendatensatz protokolliert. Was besprochen wurde, steht dort, wo später der Auftrag steht — nicht auf einem Notizzettel am Monitor.
Disposition nach Gebiet und Kalender
Der Vertrieb gibt die Adresse ein, das System kennt Gebiete, Kalender und Auslastung der Techniker und zeigt, wer wann Zeit hat. Die Zuweisung folgt damit einer Regel und hängt nicht mehr am Gedächtnis eines Disponenten.
Das Werk meldet zurück
Die Anbindung läuft in beide Richtungen: Der Auftrag geht ohne erneute Erfassung ins Werk, und die Fertigungsstufen kommen zurück ins System. Wann der Kunde seine Fenster bekommt, muss niemand mehr erfragen.
Aus dem Liefertermin wird der Montageauftrag
Steht der Liefertermin fest, legt das System den Montageauftrag an und weist den Trupp zu. Der Trupp bekommt Adresse, Zeit, Kundendaten, Stückzahl und technische Angaben elektronisch — nicht per Anruf am Vorabend.
Bonus und Zielerreichung laufen mit
Mit dem Vertragsabschluss werden Umsatz, Bonus des Vertriebsmitarbeiters und Zielerreichung im selben Vorgang fortgeschrieben. Die Auswertung der Leistung ist damit ein Nebenprodukt der Arbeit, keine monatliche Sonderauswertung.
Technische Umsetzung
Backend
- Laravel (PHP)
- REST-API zur mobilen Anwendung und zum Werk
- MySQL-Datenmodell für Kunden, Aufträge, Termine und Trupps
- Rollenmodell für Vertrieb, Technik und Montage
Mobil
- Anwendung für den Aufmaßtechniker auf dem Tablet
- Auftragsbenachrichtigung mit Bestätigung der Kenntnisnahme
- Preisberechnung, Vertrag und Anzahlung vor Ort
- Ausgabe über mobilen Drucker
Integrationen
- Telefonanlage im CRM
- Auftragsübergabe im Format des Herstellerwerks
- Rückmeldung der Fertigungsstufen
Ergebnis
Der Weg vom ersten Anruf bis zum unterschriebenen Vertrag wurde von mehreren Tagen und drei Kontakten auf einen Termin verkürzt. Vertrieb, Aufmaß, Fertigung, Lieferung und Montage hängen an einem Datensatz.
Der Auftraggeber wird nicht genannt. Beschrieben ist die Mechanik der gelieferten Plattform; die Angabe zur Wirkung stammt vom Auftraggeber und ist nicht unabhängig gemessen.
- Aufmaß, verbindlicher Preis, Vertrag und Anzahlung in einem einzigen Kundentermin
- Zuweisung des Technikers als Regel aus Gebiet, Kalender und Auslastung
- Auftragsübergabe ans Werk ohne erneute Erfassung, Fertigungsstufen zurück ins System
- Montageauftrag und Zuweisung des Trupps automatisch aus dem Liefertermin
- Nach Angaben des Auftraggebers verdoppelte sich die Zahl der nach dem Aufmaß abgeschlossenen Aufträge annähernd — der Grund liegt im Ablauf: der Kunde entscheidet, solange der Techniker noch vor Ort ist
- Auf derselben Architektur entstanden bis 2023 rund zehn weitere Projekte in Bau, Fertigung und Montage