Getränkeindustrie / Fachgroßhandel
Drei Abfüller, ein Großhandel, eine Plattform
B2B-Bestellkonto · Fertigungsauftrag · Bestellanforderung · Akkordlohn
Drei Abfüller für Mineralwasser und der Getränkefachgroßhandel, der ihre Produktion vertrieb, arbeiteten auf Papier. Zuerst wurden die Abläufe aller drei Werke aufgenommen und auf ein gemeinsames Modell gebracht — erst danach entstand die Plattform: der Abnehmer bestellt selbst, Rechnung und Lieferschein entstehen im selben Vorgang, der Bestand löst Fertigung und Einkauf aus, der Akkordlohn läuft mit.
Ausgangslage
Drei Abfüller produzierten Mineralwasser, ein Getränkefachgroßhandel vertrieb ihre Produktion an Abnehmer. Die Außendienstmitarbeiter des Großhandels fuhren zu den Abnehmern oder riefen sie an, um Bestellungen aufzunehmen. Die Bestellung ging an den Versand, dort wurde von Hand geprüft, was auf Lager lag, und die Tour für den nächsten Tag gebildet.
Ging ein Bestand zur Neige, entstand ein Fertigungsauftrag; fehlte Material, eine Bestellanforderung an den Einkauf. Beides auf Papier, die Belegerfassung von Hand. Die Folgen waren die üblichen: kein gemeinsames Bild der Bestände, Verzug zwischen Bestellung und Fertigung, Übertragungsfehler zwischen Abteilungen, ein Ablauf, der an einzelnen Personen hing.
Der erste Schritt war kein Code. Die Abläufe aller drei Werke wurden aufgenommen und auf ein gemeinsames Modell gebracht: Bestellung → Reservierung → Kommissionierung → Auslieferung → Bestandsauffüllung → Fertigung → Materialbereitstellung → Einkauf. Drei getrennt gewachsene Betriebe in ein Modell zu überführen, war der aufwendigste Teil des Projekts — und die Voraussetzung dafür, dass alle drei Standorte überhaupt auf einer Plattform arbeiten konnten.
Projektumfang
- Interne Systeme je Abfüller und für den Großhandel, in denen jede Abteilung einen eigenen Bereich hat
- Werk: Materiallager, Fertigwarenlager, Fertigung, vorbereitende Buchhaltung
- Großhandel: Außendienst, Versand, Fuhrpark
- Öffentlicher Katalog mit B2B-Konto je Abnehmer
- Durchgehende Kette von der Bestellung bis zur Bestellanforderung beim Lieferanten
- Akkordlohn aus der tatsächlichen Ausbringung, synchronisiert mit der Buchhaltungssoftware
Systemarchitektur
Die Plattform bildet den realen Weg einer Bestellung ab. Jeder Schritt erzeugt den nächsten, statt ihn einer Person zu überlassen.
- B2B-Bestellkonto — Konto je Abnehmer: Katalog, Bestellung, Auftragsstatus, Bestellhistorie sowie Rechnungen und Lieferscheine im selben Konto.
- Reservierung und Kommissionierung — Das System prüft die Bestände, reserviert die Ware für den konkreten Auftrag und bildet den Kommissionierauftrag mit Verteilung auf die Fahrertouren.
- Fertigungsauftrag — Unterschreitet ein Bestand die Schwelle, entsteht der Fertigungsauftrag: Menge, Materialbedarf und der Ausgabeauftrag ans Materiallager.
- Bestellanforderung — Reicht das Material nicht, entsteht daraus die Bestellanforderung an den Einkauf.
- Akkordlohn — Beim Abschluss des Fertigungsauftrags werden Ausbringungsmenge, beteiligte Mitarbeiter und Akkordsatz verrechnet; der laufende Verdienst ist im System sichtbar.
- Fuhrpark — Fahrzeuge, feste Touren mit zugeordneten Abnehmern, Reparaturhistorie mit Dokumenten und Fälligkeiten der Wartung.
Kernfunktionen
Belege entstehen im System, nicht im Postfach
Rechnung und Lieferschein entstehen in demselben Vorgang, in dem die Bestellung angelegt wird, und liegen sofort im Konto des Abnehmers. Die vorbereitende Buchhaltung erhält dieselben Daten und ist mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert. Gebaut wurde das 2015 — Jahre, bevor der strukturierte elektronische Rechnungsempfang für deutsche B2B-Unternehmen zur Pflicht wurde.
Der Abnehmer bestellt selbst
Der Einkauf des Abnehmers bestellt über das eigene Konto, statt auf den Anruf oder Besuch eines Außendienstmitarbeiters zu warten. Der Außendienst wurde damit nicht überflüssig, sondern bekam Zeit für anderes: weg von der Routinebestellung, hin zur Gewinnung neuer Abnehmer.
Aus der Bestellung entsteht die Tour
Nach Eingang der Bestellung prüft das System die Bestände, reserviert die Ware für den Auftrag und verteilt die Lieferungen auf die Fahrer. Der Versand entscheidet nicht mehr, was möglich ist — er bestätigt es.
Der Bestand löst Fertigung und Einkauf aus
Sinkt ein Bestand unter die Schwelle, entsteht der Fertigungsauftrag automatisch, mitsamt der Menge, die aus dem Materiallager auszugeben ist. Fehlt Material, folgt daraus die Bestellanforderung. Aus Verkauf wird Beschaffung, ohne dass jemand dazwischen anrufen muss.
Akkordlohn, der mitläuft
Beim Abschluss des Fertigungsauftrags werden Ausbringungsmenge, beteiligte Mitarbeiter und Akkordsatz miteinander verrechnet. Der Mitarbeiter sieht seinen laufenden Verdienst nahezu in Echtzeit; die Buchhaltung bekommt dieselben Zahlen.
Degressive Provision statt Besitzstand
Sobald ein Abnehmer selbst bestellte, verlor der Außendienst mit einer klassischen Umsatzprovision Geld. Genau daran scheitert Self-Service im B2B üblicherweise. Die Provision wurde deshalb degressiv gestaltet: hoch für den neu gewonnenen Abnehmer, absinkend, sobald er in die Routine übergeht. Damit stand der Vertrieb nicht mehr gegen die Plattform.
Technische Umsetzung
Backend
- Laravel (PHP)
- REST-API zwischen Werken, Großhandel und B2B-Konto
- MySQL-Datenmodell für Bestände, Reservierungen und Aufträge
- Rollen- und Abteilungsmodell je Standort
Frontend
- Vue.js für die internen Oberflächen
- B2B-Konto des Abnehmers
- Listen und Status statt Tabellen
Belege und Buchhaltung
- Rechnung und Lieferschein aus dem Bestellvorgang
- Vorbereitende Buchhaltung im System
- Synchronisierung der Lohn- und Belegdaten mit der Buchhaltungssoftware
Ergebnis
Der Weg von der Bestellung bis zur Bestellanforderung läuft ohne Papierschritt dazwischen. Die Lagerarbeit beschränkt sich auf Materialannahme und Warenausgabe, statt täglich neu abgestimmt zu werden.
Der Auftraggeber wird nicht genannt. Beschrieben ist die Mechanik der gelieferten Plattform; die Angaben zur Wirkung stammen vom Auftraggeber und sind nicht unabhängig gemessen.
- Ein gemeinsames Prozessmodell für drei zuvor unterschiedlich arbeitende Werke
- Bestellung, Reservierung, Kommissionierung, Fertigungsauftrag und Bestellanforderung als eine Kette
- Rechnung und Lieferschein aus demselben Vorgang, direkt im Konto des Abnehmers
- Laufender Akkordverdienst im System, dieselben Zahlen in der vorbereitenden Buchhaltung
- Nach Angaben des Auftraggebers: mehr eingehende Bestellungen; das Lager wurde von einer Person geführt, deren Arbeit sich auf Annahme und Ausgabe beschränkte
- Nach Angaben des Auftraggebers war eine derart durchgehende digitale Kette Mitte der 2010er-Jahre für Betriebe dieser Größe unüblich