Digitale Operationsplattform für Pflegedienste
Individuelles CRM · Tourenplanung · Mitarbeiter-App
Modulares Operationssystem für die ambulante Pflege: Mitarbeiter, Routen, Zeiterfassung, Verträge, Fuhrpark und Kundenkommunikation in einer digitalen Infrastruktur.
Projektüberblick
Operationsplattform für einen ambulanten Pflegedienst, um Außeneinsätze zu strukturieren, manuelle Koordination zu reduzieren und nachvollziehbare Dokumentation zu ermöglichen.
Das System vereint Mitarbeiterverwaltung, Tourenplanung, Zeiterfassung, Verträge und Fuhrpark — mit einer mobilen App für Außendienstmitarbeiter.
Projektumfang
- Operatives CRM für Personal- und Diensteverwaltung
- Tourenplanung für Außendienst (Einzel- und Mehrfachtouren)
- Zeiterfassung mit Start/Ende und Berichten
- Mobile App für Außendienstmitarbeiter
- Verträge und Dokumentenworkflow (Automatisierung und Unterschrift)
- Echtzeit-Nachrichten und Benachrichtigungen
- Interner Firmen-Chat
- Fuhrparkverwaltung mit Kilometererfassung
- KI-basierte Tachostand-Erkennung (Detektion und OCR-Pipeline)
- Unternehmenswebsite des Dienstleisters
- Integrierte Firmen-E-Mail
- Kunden- und Besuchskalender
Systemarchitektur
Die Plattform ist als modulares System mit getrennten operativen Bereichen und einheitlichem Datenfluss konzipiert.
- Operatives CRM — Zentrale Datenschicht für Mitarbeiter, Dienste, Zuordnungen und operative Einträge mit rollenbasierter Zugriffskontrolle.
- Tourenplanung — Tagesplanung der Außeneinsätze: Mehrfachtouren, An-/Abfahrtslogik und Zeitabschätzung.
- Zeiterfassung — Start/Ende-Erfassung verknüpft mit Aufgaben und Touren, Audit und Berichtsexport für operative Kontrolle.
- Mobile App — Oberfläche für Außeneinsätze: Touren, Aufgabenerledigung, Zeiterfassung, Kommunikation und Dokumentation vor Ort.
- Verträge und Dokumente — Vertragserstellung aus Vorlagen, Dokumentenablage und Unterschriften-Workflow.
- Kommunikation — Echtzeit-Nachrichten, Systembenachrichtigungen und Live-Updates per WebSockets und Push.
- Fuhrpark — Fahrzeugregister, Versicherung und Wartung, Kilometererfassung und operative Zuweisungen.
- KI-Tachostand-Erkennung — Tachostand-Erkennung aus Fotos und Datenextraktion per OCR mit Validierungsregeln für zuverlässige Kilometererfassung.
Kernfunktionen
Zeiterfassung
Das System erfasst geplante und tatsächliche Arbeitsstunden pro Mitarbeiter. Das Panel zeigt die Differenz zwischen Plan und erbrachter Arbeit sowie detaillierte Aufgabenhistorie.
Tourenplanung für Mitarbeiter
Die Disponenten-Oberfläche ermöglicht die Tagesplanung der Außeneinsätze. Jede Spalte steht für einen Mitarbeiter mit Aufgaben, Kundenadressen, Besuchsdauer, Zeitlogik und Echtzeit-Fortschritt für Disposition und Leitung.
Kundenkalender
Der Kalender verwaltet Kundenbesuche und weist Mitarbeiter bestimmten Zeitslots zu. Tages-, Wochen- und Monatsansicht werden unterstützt.
Mitarbeiterverwaltung
Die Mitarbeiterkarte enthält Stammdaten, Vertrag, Fortschritt der Arbeitsstunden und zugewiesenes Dienstfahrzeug.
Fuhrparkverwaltung
Register der Dienstfahrzeuge mit Kilometerstand, Wartung und zugewiesenen Fahrern sowie KI-Tachostand-Erkennung für zuverlässige Nutzungserfassung.
Interner Chat
Echtzeit-Teamkommunikation zwischen Mitarbeitern und Büro. Anhänge, Umfragen und Systembenachrichtigungen werden unterstützt.
Integriertes E-Mail-System
Integrierter E-Mail-Client für die Arbeit mit Firmenpost direkt in der CRM.
Mobile App
App für Außendienst: Touren abarbeiten, Zeiterfassung, Updates und Dokumentation vor Ort.
Technische Umsetzung
Backend
- Laravel (PHP)
- REST API
- Rollenbasierter Zugriff
- WebSockets für Echtzeit-Ereignisse
- MySQL-Datenmodell und Optimierung
Frontend
- React-Webanwendung für Operationssteuerung
- Responsives UI für Disposition und Administration
- Komponentenbasierte UI-Architektur
Mobile
- React-Native-App für Mitarbeiter
- Push-Benachrichtigungen über Firebase
- Offline-toleranter Datenfluss für Außeneinsätze
KI / Automatisierung
- Python-Pipeline für Tachostand-Erkennung und OCR
- Validierungsregeln für Datenzuverlässigkeit
- Automatisierung im Dokumentenworkflow
Ergebnis
Eine einheitliche Operationsplattform ersetzte die zersplitterte Koordination bei Touren, Zeiterfassung, Dokumentation und Fuhrpark.
Außeneinsätze wurden strukturiert, nachvollziehbar und steuerbar — mit Echtzeit-Transparenz für Leitung und Mitarbeiter.
- Zentralisierte operative Steuerung für ambulante Pflegedienste
- Nachvollziehbare Zeiterfassung an Touren und Aufgaben geknüpft
- Weniger manuelle Koordination durch strukturierte Abläufe
- Mobiler Außeneinsatz mit Echtzeit-Updates
- Skalierbare Plattform für wachsende Operationen