Vorgehen
Interne Tools entwickeln: in fünf Stufen vom Ablauf zum System
Am Ende steht weder ein CRM noch ein ERP noch eine App, sondern ein Betrieb, in dem eine Angabe einmal entsteht und danach durch die Abläufe läuft, die es wirklich gibt.
Automatisierung eines ungeklärten Ablaufs macht ihn nicht besser, sondern schneller falsch. Deshalb steht zwischen Aufnahme und Entwicklung immer ein Schritt, den die meisten überspringen: vereinfachen und vereinheitlichen. Diese Seite beschreibt die fünf Stufen und wie sie bezahlt werden.
Der Schritt, den fast alle überspringen
Ein Betrieb beschreibt, was seine Leute heute tun. Er bekommt Software, die genau das abbildet — mitsamt der doppelten Erfassung, den Umwegen und den Schritten, die es nur gibt, weil vor Jahren jemand sie eingeführt hat. Das Ergebnis ist ein teurer, schneller Nachbau des alten Zustands.
Zwischen Aufnahme und Entwicklung gehört deshalb ein eigener Schritt: den Ablauf vereinfachen und vereinheitlichen. Erst was dann übrig bleibt, wird gebaut.
Wie weit das trägt, zeigt ein Projekt für einen Fensterbaubetrieb. Der übliche Ablauf war: Aufmaß, Maße ins Büro, Kalkulation durch den Vertrieb, Rückruf, zweiter Termin des Kunden im Büro. Die Aufgabe bestand nicht darin, diese Kette zu beschleunigen, sondern zwei ihrer Glieder ersatzlos zu streichen — die Kalkulation im Büro und den zweiten Kundenbesuch. Erst danach war überhaupt klar, was die Software können musste: rechnen und unterschreiben lassen, dort, wo gemessen wird.
Diese Reihenfolge ist auch der Grund, warum wir manchmal von einer Entwicklung abraten. Wenn nach dem Vereinfachen eine fertige Software zum Ablauf passt, sagen wir das und nennen sie.
Fünf Stufen
Jede Stufe endet mit einem schriftlichen Ergebnis und wird einzeln kalkuliert. Es gibt keinen Punkt, an dem Sie ohne festen Preis und ohne festgelegten Umfang weitermachen.
- 01
Ablauf aufnehmen
Der reale Weg der Arbeit, nicht das Organigramm: wer entscheidet, woher die Information kommt, wo sie verloren geht, was doppelt erfasst wird. Das ist die Prozessanalyse; sie endet mit einem schriftlichen Dokument.
- 02
Vereinfachen und vereinheitlichen
Doppelarbeit und überflüssige Schritte fallen weg, unterschiedliche Varianten desselben Ablaufs werden auf ein Modell zusammengeführt. In einem Projekt mit drei Werken war genau das der aufwendigste Teil — und die Voraussetzung dafür, dass eine einzige Plattform für alle drei überhaupt funktionieren konnte.
- 03
Umfang schriftlich festlegen
Was enthalten ist, was nicht, was es kostet und wie lange es dauert — schriftlich, bevor gebaut wird. Die erste Stufe besteht aus mehreren Modulen, die den teuersten Engpass beseitigen, nicht aus dem ganzen System auf einmal.
- 04
In Stufen bauen
Jede Stufe wird einzeln kalkuliert und einzeln bezahlt. Sie sehen regelmäßig den aktuellen Stand und prüfen ihn an echten Abläufen aus Ihrem Betrieb, nicht an Testdaten.
- 05
Übergeben
Der Quellcode geht an Sie. Es gibt keinen laufenden Wartungsvertrag: Spätere Änderungen werden gesondert kalkuliert, und der Preis steht vor Arbeitsbeginn fest.
Häufige Fragen
- Warum nicht gleich mit der Entwicklung anfangen?
- Weil Software, die auf einen ungeklärten Ablauf aufgesetzt wird, den Ablauf nicht in Ordnung bringt. Sie zementiert ihn — inklusive der Schritte, die man beim Aufnehmen streichen würde.
- Müssen wir das ganze System auf einmal bestellen?
- Nein. Die erste Stufe besteht aus mehreren Modulen, die den teuersten Engpass beseitigen. Jede weitere Stufe wird einzeln kalkuliert und einzeln bezahlt.
- Was passiert, wenn sich mitten im Projekt etwas ändert?
- Änderungen am festgelegten Umfang werden als eigene Position kalkuliert und vor der Umsetzung schriftlich bestätigt. Der ursprüngliche Umfang bleibt dabei sichtbar.
- Bekommen wir den Quellcode?
- Ja, bei der Übergabe. Einen laufenden Wartungsvertrag gibt es nicht; spätere Änderungen werden gesondert kalkuliert.
- Womit fangen wir an?
- Mit der Prozessanalyse. Sie kostet 350 €, endet mit einem schriftlichen Dokument und wird vollständig auf ein Projekt angerechnet, das innerhalb von 45 Tagen startet.
Mit der ersten Stufe anfangen
Die Prozessanalyse ist die erste Stufe und die einzige, die ohne Vorbedingung startet. Was darin geprüft wird, steht auf der Seite zur Prozessanalyse.