Immobilienverwaltung / Objektbetreuung
Zehn Objekte, eine Leitstelle, eine Bewohner-App
Leitstelle · Arbeitsbereiche der Gewerke · Abrechnung und Online-Zahlung · Abstimmungen
Eine Verwaltung betreute über zehn Mehrfamilienhäuser: Außenanlagen, Instandhaltung, Notdienst, Abrechnung und die Kommunikation mit den Bewohnern. Gebaut wurde eine Plattform aus zwei Hälften — die interne Leitstelle mit Arbeitsbereichen für jedes Gewerk und eine App, in der der Bewohner seine Abrechnung sieht, den Notdienst erreicht und an Abstimmungen teilnimmt.
Ausgangslage
Die Verwaltung betreute mehr als zehn Mehrfamilienhäuser: Pflege der Außenanlagen, technische Instandhaltung der Gebäude, Notdienst, Abrechnung gegenüber den Bewohnern und die Führung des eigenen Personals.
Die Arbeit verteilte sich auf Gewerke, die kaum eine gemeinsame Sicht hatten. Eine Meldung erreichte irgendjemanden, wurde weitergegeben und war danach schwer zu verfolgen: Wer hat sie angenommen, um welches Objekt und welche Wohnung ging es, was ist daraus geworden? Bei einer Störung ist genau das die teure Frage.
Gebaut wurde deshalb keine Verwaltungssoftware im engeren Sinn, sondern eine Plattform aus zwei zusammenhängenden Hälften: der internen Leitstelle und der Anwendung für die Bewohner. Beide arbeiten auf denselben Objekt- und Wohnungsdaten.
Projektumfang
- Interne Seite: Personalverwaltung, Zeiterfassung, Aufgaben, Auswertung je Objekt, interne Dokumentenverwaltung
- Leitstelle für eingehende Störungs- und Notmeldungen mit Objekt-, Wohnungs- und Kontaktbezug
- Eigene Arbeitsbereiche für Sanitär, Elektro, technisches Personal, Objektbetreuer und Disponenten
- Support-Kanal für Bewohneranfragen im laufenden Betrieb
- Bewohner-App: Abrechnung, Online-Zahlung, Historie, Benachrichtigungen
- Chats je Objekt sowie ein direkter Kanal zur Verwaltung
- Digitale Abstimmungen über Angelegenheiten des Hauses
Systemarchitektur
Die Plattform hat zwei Seiten, die auf denselben Daten arbeiten: die Verwaltung sieht das Objekt, der Bewohner sieht seine Wohnung. Zwischen beiden liegt kein Telefonzettel mehr.
- Leitstelle — Eingehende Meldungen laufen in einer Ansicht auf: Objekt, Wohnung, Kontakt und Art der Störung — Rohrbruch, Ausfall der Wasserversorgung, Elektrik, Notfall, Brandgefahr. Der zuständige Disponent sieht die Meldung im Moment ihres Eingangs.
- Arbeitsbereiche der Gewerke — Sanitär, Elektro und technisches Personal haben je einen eigenen Bereich mit ihren Aufträgen. Eine Meldung wird aus der Leitstelle an das Gewerk übergeben, statt telefonisch weitergereicht zu werden.
- Objekt- und Personalverwaltung — Aufgaben, Zeiterfassung, Auswertung je Objekt und die interne Dokumentenverwaltung greifen auf dieselben Objektdaten zu wie der operative Betrieb.
- Bewohnerkonto — Abrechnung der Betriebs- und Verwaltungskosten, Online-Zahlung, Historie der Belastungen und Benachrichtigungen.
- Kommunikation — Zwei Ebenen: ein Chat je Objekt für die Bewohner untereinander und ein direkter Kanal zur Verwaltung.
- Abstimmungen — Angelegenheiten des Hauses werden digital zur Abstimmung gestellt; die Bewohner stimmen aus ihrem Konto ab.
Kernfunktionen
Eine Notmeldung ist eine Zeile, kein Anruf
Der Bewohner wählt die Art der Störung in der App. Der für das Objekt zuständige Disponent sieht sofort, aus welchem Haus und welcher Wohnung die Meldung kommt, wer sie abgesetzt hat und worum es geht. Danach geht sie an das zuständige Gewerk — nachvollziehbar, mit Zeitstempel.
Jedes Gewerk hat seinen eigenen Bereich
Sanitär, Elektro und technisches Personal arbeiten nicht in einer gemeinsamen Liste, sondern in ihrem Bereich mit ihren Aufträgen. Der Zustand eines Objekts und die Auslastung der Gewerke sind trotzdem zentral sichtbar.
Die Abrechnung liegt beim Bewohner, nicht im Briefkasten
Kosten, Historie und Zahlung liegen im Konto des Bewohners; bezahlt wird online. Rückfragen zur Abrechnung landen im selben Kanal wie die Abrechnung selbst.
Zwei Gesprächsebenen statt einer Sammelnummer
Im Chat je Objekt klären die Bewohner, was sie untereinander klären können. Über den direkten Kanal zur Verwaltung geht das, was die Verwaltung erledigen muss. Diese Trennung hält die Leitstelle frei für das, was wirklich dorthin gehört.
Abstimmungen ohne Papierumlauf
Angelegenheiten des Hauses werden digital zur Abstimmung gestellt, und die Bewohner stimmen aus ihrem Konto ab. Das verlagert einen Teil der Willensbildung aus dem Papierumlauf in ein nachvollziehbares Verfahren.
Technische Umsetzung
Backend
- Laravel (PHP)
- REST-API zwischen Leitstelle und Bewohner-Anwendung
- MySQL-Datenmodell für Objekte, Wohnungen, Meldungen und Aufträge
- Rollenmodell je Gewerk und je Objekt
Frontend
- Vue.js für die internen Arbeitsbereiche
- Bewohnerkonto mit Abrechnung und Zahlung
- Chats je Objekt und Direktkanal
Betrieb
- Meldungen mit Objekt-, Wohnungs- und Zeitbezug
- Zeiterfassung und Auswertung je Objekt
- Interne Dokumentenverwaltung
Ergebnis
Störungen, Instandhaltung, Abrechnung und Kommunikation beruhen auf denselben Objekt- und Wohnungsdaten. Eine Meldung ist ab dem Eingang zuordenbar, statt zwischen Telefonaten zu verschwinden.
- Leitstelle mit Objekt-, Wohnungs- und Kontaktbezug ab dem Moment der Meldung
- Eigene Arbeitsbereiche für Sanitär, Elektro und Technik statt einer gemeinsamen Liste
- Abrechnung, Zahlung und Historie im Konto des Bewohners
- Getrennte Kanäle für Nachbarschaft und Verwaltung
- Digitale Abstimmungen über Angelegenheiten des Hauses
- Über zehn betreute Objekte auf einer Plattform
Was dieser Case nicht abdeckt
- Die Plattform wurde nicht für das deutsche Wohnungseigentumsrecht entwickelt. Die Mechanik — Leitstelle, Gewerke, Bewohnerkonto, Abstimmung — ist übertragbar. Die formalen Anforderungen an Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan und Beschlussfassung nach dem WEG sind es nicht automatisch; sie müssten für einen deutschen Einsatz eigens abgebildet werden.
- Keine Schnittstelle zu einer bestehenden deutschen Verwaltungssoftware. Ob eine solche Anbindung möglich ist, hängt davon ab, ob das jeweilige Produkt eine API hat.
- Der Auftraggeber wird nicht genannt. Beschrieben ist die Mechanik der gelieferten Plattform.